Zásady ochrany osobních údajů

Identifikace provozovatele

Obchodní jméno: Jenewein Group, s.r.o.
Registrace: OR Městského soudu v Praze, odd.: C., vložka č.: 302 766
Sídlo: Voršilská 10, 110 00 Praha 1
IČO: 07 554 044
Zastoupena: Mgr. Martin Krekáč, jednatel

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

(A) O Zásadách ochrany osobních údajů
Tyto Zásady připravila společnost Jenewein Group, s.r.o. se sídlem na Voršilské 10 v Praze, IČO 07 554 044, zapsaná v OR Městského soudu v Praze, odd.: C., vložka č.: 302 766 a Jenewein Executive, s.r.o. se sídlem na Štefanovičově 12 v Bratislavě, IČO: 45 354 090 zapsaná v OR Městského soudu v Bratislavě III, odd.: Sro, vl. č. 62691/B (dále i "Jenewein Group", "my" nebo "nás") a je určena jednotlivcům mimo naši organizaci, se kterými jakkoli spolupracujeme včetně (ne však výlučně) kandidátů, účastníků našich poradenských projektů, zdrojů (společně dále "vy"). Definované výrazy používané v těchto Zásadách jsou vysvětleny v části (L) níže.

Pro účely těchto Zásad je Jenewein Group, s.r.o. a Jenewein Executive, s.r.o. provozovatelem. Kontaktní údaje jsou uvedeny v části (K) níže.

Tyto Zásady mohou být čas od času změněny a doplněny nebo aktualizovány, aby odrážely změny v našich postupech v souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo se změnami v platných právních předpisech. Doporučujeme vám, abyste si pozorně přečetli tyto Zásady a abyste pravidelně kontrolovali tuto stránku, abyste mohli zachytit všechny změny, které jsme mohli provést v souladu s podmínkami těchto Zásad.

(B) Zpracování osobních údajů
Sběr osobních údajů: Můžeme shromažďovat osobní údaje o vás jako například vaše jméno, adresu, kontaktní údaje a podobně. Mezi příklady zdrojů, ze kterých můžeme shromažďovat osobní údaje, patří:

• Vaše osobní údaje můžeme získat, pokud nám je poskytnete (např. když nás kontaktujete e-mailem, telefonicky nebo jiným způsobem).
• Vaše osobní údaje můžeme získat během běžného kontaktu/vztahu s vámi (např. pokud vám nabídneme, že vás propojíme s některým z našich klientů, můžeme od vás získat osobní údaje relevantní k dané příležitosti jako například váš životopis).
• Osobní údaje, které se zjevně rozhodnete zveřejnit, můžeme shromáždit i prostřednictvím sociálních sítí (např. můžeme shromažďovat informace z vašeho profilu v síti LinkedIn, pokud se rozhodnete učinit profil veřejně viditelným).
• Vaše osobní údaje můžeme získat od třetí strany, která nám je poskytne (např. bývalý zaměstnavatel, jiný typ reference či orgány činné v trestním řízení).
• S vaším písemným souhlasem můžeme ověřovat vaši pracovní minulost s přihlédnutím na pravidla stanovené příslušnými zákony.
• Vaše osobní údaje můžeme získat, když navštívíte naši www.jeneweingroup.com/cz stránku (dále "web stránka") nebo využijete některou funkcionalitu dostupnou na naší stránce. Když navštívíte naši web stránku, vaše zařízení nebo prohlížeč automaticky zveřejní určité informace (např. typ zařízení, prohlížeč, IP adresu, jazykové nastavení a případně jiné technické údaje), ze kterých některé mohou být osobním údajem.

Vytváření osobních údajů: V některých případech nám můžete poskytnout osobní údaje jiných osob. Například můžete být pro nás zdrojem a poskytnout informace o kandidátovi nebo účastníkovi poradenského projektu. Vždy když nám takovéto osobní údaje poskytnete, věříme, že tak děláte na základě právního základu opravňujícího vás poskytnout nám tyto osobní údaje, a tedy že tak děláte v souladu s platnou legislativou a ustanoveními těchto Zásad. Pokud tomu tak není, prosím zdržte se poskytování osobních údajů třetích stran naší společnosti.

Relevantní osobní údaje: Kategorie osobních údajů, které o vás můžeme zpracovávat, zahrnují:

• Osobní údaje: jméno (jména); preferované jméno; datum narození/věk; státní příslušnost; fotografie; rodinný stav; název pozice; název zaměstnavatele; oddělení; údaje o platu a odměňování; číslo pasu (v případě potřeby); číslo víza (v případě potřeby); číslo pracovního povolení (pokud je to relevantní).
• Kontaktní údaje: adresa bydliště; pracovní adresa; domácí telefonní číslo; pracovní telefonní číslo; pracovní číslo mobilního telefonu; osobní číslo mobilního telefonu; osobní e-mailová adresa; pracovní e-mailová adresa; údaje o vašich profilech na sociálních sítích.
• Záznamy o pracovní historii: u všech zaměstnavatelů datum nástupu; datum ukončení; název firmy; název pracovní pozice; místo výkonu práce; obsah pracovní náplně a údaje o jakýchkoli disciplinárních řízeních vůči vám.
• Údaje o referujících: údaje o osobách, které mohou poskytnout reference na vás včetně typu vztahu k vaší osobě a jeho trvání.
• Prověřování minulosti: podrobnosti odhalené kontrolami podkladů vykonanými v souladu s platnými právními předpisy na základě předcházejícího výslovného písemného souhlasu včetně podrobností o předcházejících zaměstnáních, referencí a údajů z trestního rejstříku.
• Názory a hodnocení: vaše názory na kandidáty a účastníky poradenských projektů, pokud je to relevantní.

Právní základ na zpracování osobních údajů: Při zpracovávání vašich osobních údajů v souvislosti s účely stanovenými v těchto Zásadách se můžeme spoléhat na jeden nebo více z následujících právních základů:

• získali jsme váš předcházející výslovný souhlas se zpracováním (tento právní základ se používá jen v souvislosti se zpracováním, které je naprosto dobrovolné - nepoužívá se pro zpracování, které je jakkoli potřebné nebo povinné);
• zpracování je nezbytné v souvislosti s jakoukoli smlouvou, kterou s námi uzavíráte;
• zpracování je požadované platnými právními předpisy;
• zpracování je nezbytné na ochranu životních zájmů jednotlivce; nebo
• máme oprávněný zájem na vykonání zpracování, které není v rozporu s vašimi zájmy, se základními právy nebo svobodami. Pokud se spoléháme na tento právní základ, naše oprávněné zájmy jsou:
• náš legitimní zájem o řízení a fungování našeho podnikání;
• náš legitimní zájem o propagaci našeho podnikání; a
• náš oprávněný zájem o poskytování služeb našim klientům.

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů: Účely, pro které můžeme zpracovávat osobní údaje dle platných zákonů, jsou:

• zpracování je požadované anebo povolené příslušnými zákony;
• zpracování je nezbytné pro zjištění nebo prevenci trestního činu;
• zpracování je nezbytné pro ochranu zákonných práv; nebo
• jsme v souladu s platnými právními předpisy získali předcházející výslovný souhlas před zpracováním zvláštních kategorií osobních údajů (jak je uvedeno výše, tento právní základ se používá pouze v souvislosti se zpracováním, které je naprosto dobrovolné - nepoužívá se pro zpracování, které je potřebné nebo povinné z jakéhokoli jiného důvodu).

Účely, pro které můžeme zpracovat vaše osobní údaje: Účely, pro které můžeme zpracovávat osobní údaje dle platných zákonů, jsou:

• Nábor a výběr ve jménu našeho klienta: náborové operace; zveřejnění nabídek klienta; poskytování služeb klientovi; poskytnutí informací, kteří kandidáti mají zájem o jejich pozici; vedení záznamů a realizování ověřování poskytnutých informací.
• Leadership Consulting: poskytování poradenských služeb klientům.
• Poskytování služeb vám: poskytování našich služeb vám; realizace střetnutí a telefonátů s vámi stejně jako jakákoli jiná forma komunikace s vámi v souvislosti s danými službami.
• Naše web stránky: poskytování našeho obsahu vám prostřednictvím našich web stránek; zobrazování jakýchkoli informací vám a komunikování s vámi prostřednictvím našich web stránek.
• Koučing a trénink: poskytování koučingu, tréninků a přípravy na interview.
• Newsletter a jiná marketingová komunikace: komunikování směrem k vám jakýmkoli prostředkem (včetně e-mailu, telefonu, SMS, sociálních sítí nebo osobně) naše novinky a případné příležitosti, o které byste mohli mít zájem.
• Finanční řízení: prodej; finance; firemní audit a řízení dodavatelů.
• Průzkumy: zjišťování vašich názorů na relevantní témata.
• Zlepšování našich služeb: identifikování prostoru pro zlepšení už existujících služeb; plánování zlepšení služeb; vytváření nových služeb.
• Zajištění budoucnosti: plánování nástupnictví a budoucího fungování včetně rozpočtů.

(C) Zveřejnění osobních údajů třetím stranám
Vaše osobní údaje můžeme zveřejnit jiným partnerům pro legitimní obchodní účely v souladu s platnými zákony. Můžeme také sdílet agregované demografické údaje s našimi klienty a důvěryhodnými partnery za účelem popsaným v těchto Zásadách. Ačkoli se vždy snažíme tyto informace anonymizovat, je možné, že tyto údaje mohou obsahovat malé množství vašich osobních údajů.

Kromě toho můžeme vaše osobní údaje zveřejnit i následujícím stranám:

• právním a regulačním orgánům na požádání nebo pro účely ohlášení jakéhokoli skutečného nebo podezřelého porušení platných právních předpisů nebo nařízení;
• našim klientům za účelem poskytování služeb těmto klientům a to v souladu s ustanoveními těchto Zásad;
• účetním, auditorům, právníkům a jiným externím odborným poradcům s výhradou závazných smluvních závazků týkajících se důvěrnosti;
• zpracovatelům třetích stran (např. jiným třetím stranám, které nám pomáhají při výkonu podnikatelských aktivit), které se nacházejí kdekoli na světě, při splnění podmínek uvedených níže v této části (C);
• každé relevantní straně, orgánům činným v trestním řízení nebo soudu v rozsahu potřebném na výkon nebo obranu zákonných práv;
• každé příslušné straně pro účely předcházení, vyšetřování, odhalování nebo stíhání trestních činů včetně ochrany a prevence ohrožení veřejné bezpečnosti;
• jakémukoli relevantnímu nabyvateli v případě, že předáme nebo provozujeme celé naše podnikání nebo i část naší činnosti nebo aktiv (i v případě reorganizace, zrušení nebo likvidace); a
• naše web stránka může využívat plugin třetích stran nebo obsah z nich (např. Facebook, Twitter, LinkedIn). Rozhodnete-li se využit takovýto plugin nebo obsah, vaše osobní údaje mohou být sdílené s takovouto třetí stranou.

Pokud využijeme zprostředkovatele na zpracování vašich osobních údajů, zprostředkovatel bude muset plnit závazné smluvní závazky na: (i) zpracování osobních údajů pouze v souladu s našimi předcházejícími písemnými pokyny; a (ii) používat opatření na ochranu důvěrnosti a bezpečnosti osobních údajů.

(D) Mezinárodní přenos osobních údajů
Vzhledem k mezinárodní povaze našeho podnikání se může stát, že budeme muset přenést vaše osobní údaje třetím stranám, jak je uvedeno v části (C) výše, v souvislosti s účely uvedenými v této směrnici. Z tohoto důvodu můžeme vaše osobní údaje přenést do jiných zemí, které mohou mít jiné zákony a požadavky na dodržování ochrany údajů, jako jsou ty, které platí v zemi, ve které se nacházíte. Vaše osobní údaje můžeme sdílet v rozsahu, který je přípustný, a to zejména v souvislosti s prací pro některého klienta, kde můžete být kandidátem, nebo účastníkům poradenského projektu.

V případě, že vaše osobní údaje přeneseme do jiných zemí, učiníme tak na základě relevantních podepsaných smluv. Můžete požádat o nahlédnutí do těchto smluv pomocí kontaktních údajů uvedených v části (K) níže.

(E) Zabezpečení údajů
Zavedli jsme příslušná technická a organizační bezpečnostní opatření určená na ochranu vašich osobních údajů před náhodným nebo nezákonným zničením, ztrátou, změnou, neoprávněným zveřejněním, neoprávněným přístupem a jinými nezákonnými anebo neoprávněnými formami zpracování v souladu s platnými právními předpisy.

Je vaší zodpovědností, aby jakékoli osobní údaje, které nám pošlete, byly zaslané bezpečně.

(F) Přesnost údajů
Vaše osobní údaje, které zpracováváme, budou přesné a v případě potřeby aktualizované. Přijímáme všechny přiměřené kroky, abychom zabezpečili, že:

• vaše osobní údaje, které zpracováváme, jsou přesné a v případě potřeby aktualizované; a
• jakékoli vaše osobní údaje, které zpracováváme, které jsou nepřesné (se zřetelem na účely, pro které jsou zpracované), se bez odkladu vymažou či opraví.

Čas od času vás můžeme požádat o potvrzení přesnosti vašich osobních údajů.

(G) Minimalizace údajů
Učinili jsme všechny přiměřené kroky, abychom zabezpečili, že vaše osobní údaje, které zpracováváme, budou omezené na osobní údaje, které jsou potřebné v souvislosti s účely uvedenými v těchto Zásadách.

(H) Uchovávání údajů
Budeme uchovávat kopii vašich osobních údajů jen tak dlouho, jak je třeba v souvislosti s cíli stanovenými v tomto dokumentu, pokud platné zákony nepovolují nebo nevyžadují delší čas uchovávání.

Kritéria na určení období, během kterého budeme uchovávat vaše osobní údaje, jsou následující: vaše osobní údaje uchováme, pokud máme povolení vás kontaktovat. Pokud byste chtěli toto povolení odvolat, můžete tak učinit prostřednictvím kontaktních údajů v části (K) níže.

(I) Vaše zákonná práva
Dle platných zákonů máte několik práv týkajících se zpracování vašich osobních údajů:

• právo požádat o přístup k vašim osobním údajům, které zpracováváme nebo uchováváme, případně o jejich kopii;
• právo požádat o opravu jakýchkoli nepřesností ve vašich osobních údajích;
• právo žádat z oprávněných důvodů:
• vymazání vašich osobních údajů, které zpracováváme nebo uchováváme;
• omezení zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme nebo uchováváme;
• právo namítat z oprávněných důvodů zpracovávání vašich osobních údajů;
• právo na přenesení vašich osobních údajů na jiného provozovatele v realizovatelném rozsahu;
• zpracováváme-li vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, právo odebrat tento souhlas;
• právo podávat stížnosti týkající se zpracování vašich osobních údajů Úřadu na ochranu osobních údajů.

V žádném případě neomezujeme vaše práva.

Uplatňovat jedno nebo více z těchto práv nebo položit otázku týkající se těchto práv nebo k jakýmkoli jiným ustanovením těchto Zásad nebo o našem zpracování vašich osobních údajů můžete prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v bodě (K) níže.

(J) Vaše povinnosti
Jste-li kandidát nebo účastník poradenského projektu, spoléháme se, že nám poskytnete úplné a správné osobní údaje, abychom mohli poskytovat vyžádané služby vám a našim klientům.

Pokud jste zdrojem, spoléháme se, že máte právní základ k tomu, abyste nám svěřili osobní údaje tak, jako to definují tyto Zásady.

(K) Kontaktní údaje
Máte-li nějaké připomínky, otázky nebo obavy týkající se jakýchkoli informací uvedených v tomto dokumentu nebo jakékoli jiné otázky související se zpracováním osobních údajů od Jenewein Group, s.r.o., kontaktujte nás písemně na adrese naší společnosti uvedené výše nebo e-mailem na adrese ochranaudajov@jeneweingroup.com.

(L) Definice

• „Kandidát“ znamená kandidát nebo potenciální kandidát na pozici u klienta.
• „Klient“ znamená klient Jenewein Group, s.r.o.
• „Provozovatel“ znamená subjekt, který rozhoduje o tom, jak a proč jsou vaše osobní údaje zpracované.
• „Úřad na ochranu osobních údajů“ znamená nezávislý veřejný orgán, který má právní úlohu při dohledu nad dodržováním platných zákonů o ochraně údajů.
• „Poradenský projekt“ znamená jakýkoli poradenský projekt (včetně, avšak nejen Leadership Assessment, Coaching, Leadership Consulting, rozvoj týmu, potenciálová analýza, plánování nástupnictví) realizovaný provozovatelem pro klienta.
• „Účastník“ znamená účastníka jakéhokoli poradenského projektu.
• „Osobní údaje“ znamenají informace, které jsou o vás a na jejichž základě jste identifikovatelný/á. Příklady vašich osobních údajů, které můžeme zpracovat, jsou uvedeny v části (B) výše.
• „Zpracování“ nebo „zpracované“ znamená vše, co se vykonává s vašimi osobními údaji, či už automatizovanými prostředky, jako je shromažďování, zaznamenávání, organizování, strukturování, ukládání, úprava, vyhledávání, konzultace, používání, zpřístupnění přenosem, šířením nebo jiným zpřístupněním, zesouladěním nebo kombinací, omezením, vymazáním nebo zničením.
• „Zprostředkovatel“ znamená jakoukoli osobu nebo subjekt, který zpracovává osobní údaje ve jménu provozovatele (kromě zaměstnanců provozovatele).
• „Zvláštní kategorie osobních údajů“ znamenají osobní údaje o vaší rase nebo etnické příslušnosti, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení, členství v odborech, tělesné nebo duševní zdraví, sexuální život, jakékoli skutečné nebo údajné trestné činy anebo sankce, jiné informace, které mohou být považovány za citlivé podle platných právních předpisů.
• „Zdroj“ znamená jakoukoli osobu, která poskytne názor ohledem schopností jakéhokoli kandidáta anebo účastníka, pro jakýkoli účel včetně, avšak nejen ohledem vhodnosti kandidáta nebo účastníka na danou roli.